Gestión documental
Ahorra tiempo e incrementa la productividad gestionando automáticamente tus documentos, controlando su ciclo de aprobación y garantizando a los usuarios una información permanentemente actualizada.
Organiza la documentación
Establece y asocia metadatos.
Facilita la consulta.
Agiliza la gestión.
Controla las versiones.
Gestiona los históricos.
El gestor documental de inteus te permite
Definir una estructura organizada de consulta a partir de la cual los usuarios puedan acceder y descargar las versiones publicadas de los documentos.
Implantar flujos de trabajo automatizados para las tareas de redacción y distribución de los documentos, gestionando versiones de forma automática.
Generar correos automáticos informando de los avances en el flujo de trabajo, avisando de la publicación de nuevos documentos y estableciendo recordatorios de las tareas pendientes.
Proporcionar información de las tareas en proceso y pendientes, facilitando el seguimiento de la actividad a nivel global y detallada por documento y usuario.
Establecer diferentes niveles de acceso en función del perfil del usuario y la clasificación del documento. El documento accesible en consulta será siempre la última versión aprobada.
Ahorrar tiempo e incrementar la productividad al minimizar las tareas manuales repetitivas que no aportan valor añadido.
Todo ello en un plazo de implantación récord
¿Qué le aporta a tu organización el gestor documental de inteus?
Permite almacenar toda la información y documentación de la organización en un único repositorio centralizado que facilita la colaboración entre las personas que trabajan en el sistema de gestión y, además, simplifica el acceso al tener que disponer únicamente de una conexión a internet, un código de usuario y una contraseña. La información está segura y accesible en tiempo real.
Evita la circulación de información no controlada, ya que toda la documentación se encuentra dentro de un sistema corporativo y cuenta con la funcionalidad de gestión de permisos de acceso a usuarios o grupos de usuarios, permitiendo establecer a nivel de documento o de conjunto de documentos, quién puede acceder o no a la información.
De esta forma, todos los miembros de un equipo pueden trabajar en el mismo entorno y acceder únicamente a aquella información que les afecta.
El hecho de trabajar con un gestor documental que forme parte de un Software de Gestión ISO, permite localizar cualquier documento de forma sencilla y rápida al incorporar herramientas avanzadas de búsqueda, clasificación y consulta, que facilitan el acceso a los documentos vigentes en tiempo real.
Permite establecer flujos de trabajo estándar entre los participantes en el proceso de creación, identificación, validación, aprobación, distribución e intercambio de la documentación. Dichos flujos de trabajo garantizan la rapidez y facilidad de acceso por parte de todos los miembros de la organización y promueven una gestión eficaz y eficiente de la información.
Cuando en el gestor documental se crea una nueva versión de un documento, se inhabilita el acceso a las anteriores versiones del mismo, de esta forma, estamos seguros de que todos los usuarios acceden a la última versión de cada documento.
Además, el gestor documental incorpora un sistema de alertas de forma que cuando se aprueba la nueva versión de un documento se generan avisos y se envían e-mails para notificar de los cambios a los usuarios.
Un gestor documental no sólo permite su uso para gestionar los documentos afectados por la aplicación de las normas ISO, sino cualquier otro documento de la organización, además interactúa con el resto de las aplicaciones corporativas, constituyendo por sí mismo una herramienta de apoyo al resto de procesos.
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